Tämä on European Mobile Media Association Finland ry:n (myöhempänä EMMA Finland ry) EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Tämä tietosuojaseloste kattaa EMMA Finland ry:n käsittelemät henkilötiedot alla mainituissa rekistereissä.

Laadittu: 26.02.2025 (Viimeisin muutos: 26.02.2025)

1. Rekisterinpitäjä

European Mobile Media Association Finland ry 

Y-tunnus 3064883-6
Yhteystiedot: info@emmafinland.com

2. Rekisterit ja niiden nimet

  • Jäsenrekisteri: Sisältää jäseniin liittyvät henkilötiedot.
  • Kilpailurekisteri: Sisältää kilpailijoihin, tuomareihin ja toimihenkilöihin liittyvät henkilötiedot ja kilpailujen historiatiedot.
  • Kokouspöytäkirjat: Sisältää tiedot kokoukseen osallistuneista jäsenistä.
  • Sponsorirekisteri: Sisältää yhdistyksen toimintaa tukevien tahojen yhteystiedot
  • Toimitsija- ja tuomarirekisteri: Sisältää yhdistyksen toimitsijoiden ja tuomareiden yhteystiedot ja pätevyydet

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme harjoittamista ja jäsensuhteen hoitamista varten.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

  • Rekisteröidyn suostumus (GDPR 6.1.a)
  • Yhdistyksen jäsensopimus (GDPR 6.1.b)
  • Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen (GDPR 6.1.c)
  • Yhdistyksen oikeutettu etu (GDPR 6.1.f)

Tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

  • Jäsentietojen ylläpitäminen. Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti jäsensuhteen hoitamista ja jäsenpalvelujen toteuttamista varten
  • Jäsenmaksujen seuranta ja kirjanpito
  • Jäsenviestintä
  • Tapahtumatiedottaminen ja jäsenetujen hallinnointi
  • Kilpailuilmoittautumiset (kilpailijat, tuomarit ja toimihenkilöt)
  • Kilpailujen tulosseuranta
  • Kilpailumenestyksen seuraaminen ja osallistumisoikeuden määrittäminen arvokisoihin
  • Tilastointi ja yhdistyksen toiminnan kehittäminen
  • Kokouspöytäkirjojen hallinta ja arkistointi lain ja yhdistyksen sääntöjen mukaisesti
  • Sponsorointisopimukset
  • Tuomareiden ja toimitsijoiden pätevyyksien seurantaan

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. 

Käsittelemme henkilötieto myös muihin tarkoituksiin, mikäli henkilö on antanut suostumuksen tällaiseen käsittelyyn.

4. Rekisterien sisältämät henkilötiedot

Jäsenrekisteri:

  • Nimi, osoite, postinumero ja postitoimipaikka
  • Sähköpostiosoite
  • Jäsenmaksun maksutieto

Kilpailurekisteri:

  • Kilpailijan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • Osoitetiedot kerätään tarvittaessa
  • Auton merkki, malli, väri ja rekisterinumero
  • Kilpailuluokat
  • Auton laitteisto (tuotemerkit) voidaan kerätä tarvittaessa, mutta ne ei ole pakollisia kaikissa tapauksissa
  • Kilpailuihin osallistumistiedot ja kilpailumaksujen maksukuittaus
  • Kilpailijoiden pisteytys ja sijoituspisteet
  • Toimitsijoiden ja tuomareiden nimet

Kokouspöytäkirjat:

  • Osallistuneiden jäsenten nimet
  • Mahdolliset puheenvuorot ja esitykset
  • Päätökset ja äänestystulokset

Sponsorirekisteri:

  • Nimi, osoite, postinumero ja postitoimipaikka
  • Puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • Sponsoritaso

Toimitsija- ja tuomarirekisteri:

  • Nimi, puhelinnumero  ja sähköpostiosoite
  • Pätevyydet
  • Osoitetiedot kerätään tarvittaessa

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan:

  • Rekisteröidyltä itseltään (jäsenhakemus, ilmoittautumislomakkeet)
  • Yhdistyksen pankkiyhteydestä (jäsenmaksutiedot)
  • Kilpailutuloksista ja arvostelukaavakkeista
  • Kokouspöytäkirjojen osallistujalistasta
  • Sponsorisopimukset
  • Toimitsija- ja tuomarikoulutukset sekä -ilmoittautumiset
  • Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

6. Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja jäsensuhteen ajan. Säilytämme henkilötietoja tarpeellisilta osin myös jäsensuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi. Säilytämme jäsenyyteen liittyvää tietoa kuitenkin enintään 10 vuotta jäsenyyden päättymisestä. 

Poistaminen tapahtuu turvallisesti ja peruuttamattomasti tietokannoista.

8. Verkkosivuston lokit

Verkkosivustomme kerää teknistä lokitietoa käyttäjän verkkosivuston käytöstä, kuten IP-osoitteet, selaintiedot ja vierailuaika. Näitä tietoja käytetään verkkosivuston toiminnan optimointiin, virheiden jäljittämiseen sekä turvallisuusseikkojen varmistamiseen.

Tietoja käytetään verkkosivuston toiminnan ylläpitoon ja parantamiseen. Henkilötietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin ilman käyttäjän suostumusta.

9. Henkilötietojen vastaanottajat ja tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja voidaan luovuttaa:

  1. Yhdistyksen hallituksen päätöksellä jäsentiedotteisiin ja jäsenpalveluihin
  2. EMMA GmbH (Saksa) kilpailuoikeuden varmistamiseksi ja tilastollisiin tarkoituksiin
  3. Tapahtumajärjestäjille tapahtumailmoittautumisen yhteydessä, mikäli se on tarpeellista osallistumisten hallinnoimiseksi
  4. Google LLC, joka tarjoaa Google Drive -palvelun (tietojen säilytys ja varmuuskopiointi).
  5. Muille alihankkijoille ja palveluntarjoajille, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän puolesta sopimuksen mukaisesti.

Siirrämme henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppanimme on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016), mukaisesti.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyillä on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa
  • Oikeus vaatia virheellisten tietojen oikaisua
  • Oikeus tietojen poistamiseen (ei koske lain edellyttämiä asiakirjoja)
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
  • Oikeus tietojen siirtämiseen
  • Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilö haluaa käyttää edellämainittuja oikeuksiaan, henkilön tulee lähettää pyyntö sähköpostilla rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Henkilön ei ole pakko antaa henkilötietoja yhdistykselle, mutta mikäli henkilö päättää näin, yhdistys ei mahdollisesti pysty tarjoamaan palveluitaan henkilölle.

11. Rekisterin suojaus

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelujen käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden tehtävänkuvaan se kuuluu.

12. Tietosuojavastaava ja valvontaviranomainen

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: Emma Finland Ry Hallitus,  info@emmafinland.com


Mikäli rekisteröity katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty lainvastaisesti, hän voi tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle:
Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki, sähköposti: tietosuoja@om.fi