Tämä on European Mobile Media Association Finland ry:n (myöhempänä EMMA Finland ry) EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Tämä tietosuojaseloste kattaa EMMA Finland ry:n käsittelemät henkilötiedot alla mainituissa rekistereissä.

Laadittu: 26.02.2025 (Viimeisin muutos: 07.06.2026)

1. Rekisterinpitäjä

European Mobile Media Association Finland ry 

Y-tunnus 3064883-6
Yhteystiedot: info@emmafinland.com

2. Rekisterit ja niiden nimet

  • Jäsenrekisteri: Sisältää jäseniin liittyvät henkilötiedot.
  • Kilpailurekisteri: Sisältää kilpailijoihin, tuomareihin ja toimihenkilöihin liittyvät henkilötiedot ja kilpailujen historiatiedot.
  • Kokouspöytäkirjat: Sisältää tiedot kokoukseen osallistuneista jäsenistä.
  • Sponsorirekisteri: Sisältää yhdistyksen toimintaa tukevien tahojen yhteystiedot
  • Toimitsija- ja tuomarirekisteri: Sisältää yhdistyksen toimitsijoiden ja tuomareiden yhteystiedot ja pätevyydet

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme harjoittamista ja jäsensuhteen hoitamista varten.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

  • Rekisteröidyn suostumus (GDPR 6.1.a)
  • Yhdistyksen jäsensopimus (GDPR 6.1.b)
  • Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen (GDPR 6.1.c)
  • Yhdistyksen oikeutettu etu (GDPR 6.1.f)

Tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

  • Jäsentietojen ylläpitäminen. Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti jäsensuhteen hoitamista ja jäsenpalvelujen toteuttamista varten
  • Jäsenmaksujen seuranta ja kirjanpito
  • Jäsenviestintä
  • Tapahtumatiedottaminen ja jäsenetujen hallinnointi
  • Kilpailuilmoittautumiset (kilpailijat, tuomarit ja toimihenkilöt)
  • Kilpailujen tulosseuranta
  • Kilpailumenestyksen seuraaminen ja osallistumisoikeuden määrittäminen arvokisoihin
  • Tilastointi ja yhdistyksen toiminnan kehittäminen
  • Kokouspöytäkirjojen hallinta ja arkistointi lain ja yhdistyksen sääntöjen mukaisesti
  • Sponsorointisopimukset
  • Tuomareiden ja toimitsijoiden pätevyyksien seurantaan

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. 

Käsittelemme henkilötieto myös muihin tarkoituksiin, mikäli henkilö on antanut suostumuksen tällaiseen käsittelyyn.

4. Rekisterien sisältämät henkilötiedot

Jäsenrekisteri:

  • Nimi, osoite, postinumero ja postitoimipaikka
  • Sähköpostiosoite
  • Jäsenmaksun maksutieto

Kilpailurekisteri:

  • Kilpailijan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • Osoitetiedot kerätään tarvittaessa
  • Auton merkki, malli, väri ja rekisterinumero
  • Kilpailuluokat
  • Auton laitteisto (tuotemerkit) voidaan kerätä tarvittaessa, mutta ne ei ole pakollisia kaikissa tapauksissa
  • Kilpailuihin osallistumistiedot ja kilpailumaksujen maksukuittaus
  • Kilpailijoiden pisteytys ja sijoituspisteet
  • Toimitsijoiden ja tuomareiden nimet

Kokouspöytäkirjat:

  • Osallistuneiden jäsenten nimet
  • Mahdolliset puheenvuorot ja esitykset
  • Päätökset ja äänestystulokset

Sponsorirekisteri:

  • Nimi, osoite, postinumero ja postitoimipaikka
  • Puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • Sponsoritaso

Toimitsija- ja tuomarirekisteri:

  • Nimi, puhelinnumero  ja sähköpostiosoite
  • Pätevyydet
  • Osoitetiedot kerätään tarvittaessa

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan:

  • Rekisteröidyltä itseltään (jäsenhakemus, ilmoittautumislomakkeet)
  • Yhdistyksen pankkiyhteydestä (jäsenmaksutiedot)
  • Kilpailutuloksista ja arvostelukaavakkeista
  • Kokouspöytäkirjojen osallistujalistasta
  • Sponsorisopimukset
  • Toimitsija- ja tuomarikoulutukset sekä -ilmoittautumiset
  • Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

6. Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja jäsensuhteen ajan. Säilytämme henkilötietoja tarpeellisilta osin myös jäsensuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi. Säilytämme jäsenyyteen liittyvää tietoa kuitenkin enintään 10 vuotta jäsenyyden päättymisestä. 

Poistaminen tapahtuu turvallisesti ja peruuttamattomasti tietokannoista.

7. Verkkosivuston lokit

Verkkosivustomme kerää teknistä lokitietoa käyttäjän verkkosivuston käytöstä, kuten IP-osoitteet, selaintiedot ja vierailuaika. Näitä tietoja käytetään verkkosivuston toiminnan optimointiin, virheiden jäljittämiseen sekä turvallisuusseikkojen varmistamiseen.

Tietoja käytetään verkkosivuston toiminnan ylläpitoon ja parantamiseen. Henkilötietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin ilman käyttäjän suostumusta.

8. Henkilötietojen vastaanottajat ja tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja voidaan luovuttaa:

  1. Yhdistyksen hallituksen päätöksellä jäsentiedotteisiin ja jäsenpalveluihin
  2. EMMA GmbH (Saksa) kilpailuoikeuden varmistamiseksi ja tilastollisiin tarkoituksiin
  3. Tapahtumajärjestäjille tapahtumailmoittautumisen yhteydessä, mikäli se on tarpeellista osallistumisten hallinnoimiseksi
  4. Google LLC, joka tarjoaa Google Drive -palvelun (tietojen säilytys ja varmuuskopiointi).
  5. Muille alihankkijoille ja palveluntarjoajille, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän puolesta sopimuksen mukaisesti.

Siirrämme henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppanimme on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016), mukaisesti.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyillä on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa
  • Oikeus vaatia virheellisten tietojen oikaisua
  • Oikeus tietojen poistamiseen (ei koske lain edellyttämiä asiakirjoja)
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
  • Oikeus tietojen siirtämiseen
  • Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilö haluaa käyttää edellämainittuja oikeuksiaan, henkilön tulee lähettää pyyntö sähköpostilla rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Henkilön ei ole pakko antaa henkilötietoja yhdistykselle, mutta mikäli henkilö päättää näin, yhdistys ei mahdollisesti pysty tarjoamaan palveluitaan henkilölle.

10. Rekisterin suojaus

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelujen käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden tehtävänkuvaan se kuuluu.

11. Tietosuojavastaava ja valvontaviranomainen

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: Emma Finland Ry Hallitus,  info@emmafinland.com


Mikäli rekisteröity katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty lainvastaisesti, hän voi tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle:
Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki, sähköposti: tietosuoja@om.fi

In English

Privacy Policy. This privacy policy covers the personal data processed by EMMA Finland ry in the registers mentioned below.

Prepared: 26.02.2025 (Last modified: 07.06.2026)

1. Data controller

European Mobile Media Association Finland ry

Business ID 3064883-6

Contact information: info@emmafinland.com

2. Registers and their names

  • Member register: Contains personal data related to members.
  • Competition register: Contains personal data related to competitors, judges and officials and historical information about competitions.
  • Meeting minutes: Contains information about the members who participated in the meeting.
  • Sponsor register: Contains contact information of parties supporting the association’s activities
  • Officer and judge register: Contains contact information and qualifications of the association’s officers and judges

3. Legal basis and purpose of processing personal data

We only collect and process personal data that is necessary for the performance of our activities and the management of the membership relationship.

The legal basis for processing personal data under the EU General Data Protection Regulation is

  • The data subject’s consent (GDPR 6.1.a)
  • The association’s membership agreement (GDPR 6.1.b)
  • Compliance with legal obligations (GDPR 6.1.c)
  • The association’s legitimate interest (GDPR 6.1.f)

The data is processed for the following purposes:

  • Maintaining member information. We primarily process personal data for the purpose of managing the membership relationship and providing member services
  • Monitoring and accounting of membership fees
  • Member communication
  • Event information and managing member benefits
  • Competition registrations (competitors, judges and officials)
  • Competition results monitoring
  • Monitoring competition success and determining the right to participate in prestigious competitions
  • Statistics and developing the association’s activities
  • Managing and archiving meeting minutes in accordance with the law and the association’s rules
  • Sponsorship agreements
  • Monitoring the qualifications of judges and officials

The data is not used for automated decision-making or profiling.

We also process personal data for other purposes if the person has given consent to such processing.

4. Personal data contained in the registers

Member register:

  • Name, address, postal code and city
  • Email address
  • Membership fee payment information

Competition register:

  • Competitor’s name, telephone number and email address
  • Address information is collected if necessary
  • Car make, model, colour and registration number
  • Competition categories
  • Car equipment (brands) can be collected if necessary, but they are not mandatory in all cases
  • Competition participation information and receipt of payment of competition fees
  • Competitors’ scoring and placement points
  • Names of officials and judges

Meeting minutes:

  • Names of participating members
  • Possible speeches and presentations
  • Decisions and voting results

Sponsor register:

  • Name, address, postal code and city
  • Telephone number and email address
  • Sponsor level

Officer and judge register:

  • Name, telephone number and email address
  • Qualifications
  • Address information is collected if necessary

5. Regular data sources

The information is obtained:

  • From the registrant themselves (membership application, registration forms)
  • From the association’s bank connection (membership fee information)
  • From competition results and evaluation forms
  • From the participant list in the meeting minutes
  • Sponsorship agreements
  • Officer and judge training and registrations
  • Information about contact persons of companies and other organizations can also be collected from public sources such as websites, directory services and other companies.

6. Data retention period

We retain personal data for the duration of the membership relationship. We retain personal data, where necessary, also after the termination of the membership relationship to the extent permitted or required by applicable law. Personal data will be deleted when its retention is no longer necessary for the law or for the exercise of the rights or obligations of either party. However, we will retain membership-related information for a maximum of 10 years after the end of membership.

Deletion is carried out securely and irreversibly from databases.

7. Website logs

Our website collects technical log information about the user’s use of the website, such as IP addresses, browser information and visit time. This information is used to optimize the website’s operation, track errors and ensure security issues.

The information is used to maintain and improve the website’s operation. Personal data will not be used for other purposes without the user’s consent.

8. Recipients of personal data and transfer of data outside the EU/EEA

Data may be disclosed:

  1. By decision of the association board for member newsletters and member services
  2. EMMA GmbH (Germany) for competition law and statistical purposes
  3. To event organizers in connection with event registration, if necessary for the management of participation
  4. Google LLC, which provides the Google Drive service (data storage and backup).
  5. To other subcontractors and service providers who process data on behalf of the controller in accordance with the contract.

We transfer personal data outside the EU or the European Economic Area when our partner handling the assignment is established outside these areas. In these cases, we ensure appropriate safeguards to ensure the rights and freedoms of data subjects in accordance with applicable data protection legislation, such as the EU General Data Protection Regulation (679/2016).

9. Rights of the data subject

Data subjects have the following rights:

  • Right to check their data stored in the register
  • Right to demand correction of incorrect data
  • Right to erasure of data (does not apply to documents required by law)
  • Right to restriction of processing
  • Right to object to data processing
  • Right to data portability
  • Right to withdraw consent

If a person wishes to exercise the above-mentioned rights, the person must send a request by email to the controller. The controller may, if necessary, ask the requester to prove their identity. The controller will respond to the customer within the time period specified in the EU Data Protection Regulation (generally within one month).

The person is not obliged to provide personal data to the association, but if the person decides to do so, the association may not be able to provide its services to the person.

10. Register protection

The register is handled with care and the data processed by information systems is protected appropriately. The controller ensures that the stored data, as well as the access rights to the services and other data critical to the security of personal data, are handled confidentially and only by those persons whose job description it falls within.

11. Data protection officer and supervisory authority

Contact details of the data protection officer: Emma Finland Ry Board, info@emmafinland.com

If the data subject considers that his/her data has been processed unlawfully, he/she may file a complaint with the Data Protection Ombudsman: Office of the Data Protection Ombudsman, P.O. Box 800, 00521 Helsinki, e-mail: tietosuoja@om.fi